今回は「仕事の速さ」について。
私自身、長時間労働はあまり好きではないためどうやったら仕事が早く終わらせることができるのかということをよく考える。
では、早速本題。
仕事のスピードを速くするためには何が必要なのでしょうか？
タイピングの速さ？
ファイルの整理？
ショートカットキーの活用？
などなど色々出てきますが、おそらくこれらは本質的ではないと私は思っている。もちろん、上記のことをできるようになると仕事のスピードは格段に上がるだろう。
しかし、多くの仕事は何かを「アウトプット」するもの。
だからこそ、「何をアウトプットするのか」を考える際に多くの時間を要する。
小手先のタイピングの速さでは「何をアウトプットするのか」に影響を及ぼすことはできないはずである。
では、どうやったら仕事のスピードを上げることができるのだろう？
特に小手先のテクニックではなく、本質的な解決策をここでは見ていきたいと思う。
それは、、、
意思決定の速さ
である。
「そりゃそうだろ。何かをアウトプットする際のスピードが速ければ仕事は早くなるだろう。自明やん。」という声が聞こえてきそうだが、重要なことはこの意思決定の速さは「どんな要素で構成されているのか」ということである。
早速結論から。
「意思決定の速さ」は
①知識
②意思決定の経験
で決まる。※ちなみにこれは受け売りで、確か才流(サイル)の栗原さんのブログで読んだ気がする。よく覚えてないけど。
つまり、「仕事のスピードが遅い」と感じている人はこのどちらかが不十分な可能性が高いのである。
例えば、私も入社した当初は担当する業界の「知識」がなかったためアウトプットを出すのにものすごく時間がかかっていた。知識がないから調べたり、話を聞いたりするからである。成功事例の収集などはまさしくこれにあたる。
特に１次情報を取りに行こうとすると、企業訪問や担当者との対話など「その情報を得る手筈を整えるための時間」がかかる場合が多い。１次情報を掴みに行くのは非常に時間がかかる手間の折れる作業だと私は思っている。※ただし、これがめちゃくちゃ重要。
また、不十分な情報の中で何かを決定するときはあれやこれやと悩んでしまうことが多い。
例えば、提案資料や文章の作成などです。
これは絶対的な正解がないため一定の知識があることを前提で、どれだけその業務をこなしたか？つまり「意思決定の経験」がものをいいます。
結論、仕事が遅いと感じる人は「知識」か「意思決定の経験」が足りていない場合が多いと私は思っている。※私も仕事はかなり遅いのでこれは自分に向けて書いている節もある、、、
本来であれば、ここで締めくくるのだが、今日はもう一歩踏み込んでみたい。
仕事が遅い人は
①知識
②意思決定の経験
が足りていないと書きましたが、ではなぜ「知識」と「意思決定の経験」が足りていない状況になってしまったのでしょうか？
これは完全な主観なのだが、下記のような構造になっていると私は考えている。
「知識」と「意思決定の経験」は真ん中になる。
この2つが足りてくると自分の思考の軸ができてスタンスが取れて仕事が早くなる(上の方に向かっていく)。
この2つが足りていない原因を深掘りすると3つの原因があると私は考えている。
①時間がない
②興味がない
③自覚がない(無意識)
1番ヤバいのは「③自覚がない(無意識)」。
めちゃくちゃ当たり前だが、意識できなければ改善すること自体が不可能である。人は自分が認識できていることでなければそもそも考えることができない。
では1番良いのは何かというと、「興味がある」ことには全力を尽くして「知識」を付け、「意思決定の経験」が積めるように積極的に動くということである。
興味があることであれば、下から２番目の要素を改善することができる。それが「知識」と「意思決定の経験」につながる。
しかし、時間がない人は興味があることがいくらあってもそれに時間を投下することができないため、いつまでたっても仕事は早くならない可能性が高い。
どうだろう。社内にもいつも忙しそうにしている人はいないだろうか？
そういった人は、時間がなかったり・興味がなかったりで「知識」や「意思決定の経験」を積むことができなくなっているためいつまでたっても仕事が早くなっていないのかもしれない。
しかし、ここで一つ難しい問題が出てくる。
私の経験上、仕事ができる人のもとに仕事は収斂されていく。
そして、その状況が下記のような連鎖を引き起こす。
当初は、自分の興味関心を軸にして「知識」や「意思決定の経験」を身に着けていき、仕事も早くなり、仕事の質も向上していたものの、仕事の早さによって生まれた余白を「そのほかの人ができない業務」によって埋めるようになる。
そして、それが大半を占めるようになり、興味も関心もない業務に殴殺され、結果的に仕事が遅くなる(業務量が膨大になる)。
どうだろう。このような経験がある人、なんなら現状がそうなっている人は多いのではないだろうか？
その場合は早めに現状を変えたほうがいいかもしれない。以前の週報にも記載したが、「自分の比較優位を磨き続ける」ことをしなければ組織全体としてのアウトプットの総量は増加しない。
自分がやった方が早いからといって、何でもかんでも自分で処理してはだめなのだ。
意識的に
①自分の興味のあること
➁好きなこと
➂面白いと思えること
に自分のリソースを割いてみる。これが仕事のスピードを上げるためにも質を上げるためにも重要なのだと思う。
※だからといって、興味がない仕事を一切しないというのは論外である。やらなければいけないことはやらなければいけない。最低限のことをクリアした先には、今日書いたようなことが重要なのだと思う。
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