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仕組み化や習慣化がなぜ必要なのか？
ビジネスの現場ではよく「仕組み化」が話題に上がる。属人的な要素をできるだけ排除し、仕組みが稼働し続けるようにすることだ。
私自身、「仕組み化」の重要性は身をもって実感している。
例えば、社内で情報管理のプロセスを作り上げたとしよう。必要な情報をきちんと特定の場所で管理し、定期的に最新の情報に更新し続けるイメージだ。
しかし、このような仕組み化は、最初の頃は稼働するが、それを維持するのは容易ではない。
情報収集の手間をさぼったり、更新時期を守らなかったりするとあっという間に「仕組み」は失われる。
自分で書いていても思うが、1年以上続いている「仕組み」「習慣」はそうそうない。チーム会議の報告内容しかり、情報の管理しかり。
つまり、一度作ったものは放っておくと勝手に崩壊していくということだ。
これ、エントロピー増大の法則に従っていると言えるのではないだろうか？
単なる「仕組み」を考えても崩壊する。重要なのは「どう維持するか」である。
エントロピー増大の法則を簡潔に説明すると下記のようになる。
「物事は放っておくと乱雑・無秩序・複雑な方向に向かい、自発的に元に戻ることはない」
つまり仕組みを作って終わり。というのはあり得ないということである。エントロピーは増大していく。常に崩壊の方に進む。
よくツールを導入したけど活用されない、仕組みを使ったけどそれ通りにならないという状況を目にするがこれには「エントロピー増大の法則」に抗うための方法が抜け落ちている。
これは個人の怠惰とか性格の問題ではなく、物理法則に従っている自然な現象である。
となると最も重要なのは、
「エネルギーをかけずに、望ましい状態が自動で維持される仕掛けを作ること」
であると言えそうだ。
とにかくシンプルで、そして労力をかけなくて良い仕組みでなければ持続しない。
これを肝に銘じたいと思う。
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